Contabilitate generala si de gestiune Consultanta financiar contabila Servicii HR; transmitere REVISAL Training financiar-contabil

Ghidul intreprinzatorului in contabilitatea afacerii

I. La inceput a fost dorinta…

La inceput, orice intreprinzator are dorinta de a reusi in afaceri. Desigur, dorinta este foarte importanta, dar mai importanta este vointa de a reusi.

Pentru a se bucura de succes, o persoana trebuie sa detina ambele elemente: sa stie cum sa reuseasca, dar si sa vrea sa reuseasca.

Ambele pot fi transmise si invatate.

A vrea sa reusesti este, de cele mai multe ori, cea mai importanta componenta a succesului dvs, mai ales in cazul in care lipseste!

Pentru a reusi in orice domeniu, trebuie, mai intai, sa-ti doresti acest lucru.

Majoritatea oamenilor nu acorda insa o prea mare importanta acestui simplu fapt. De aceea, atunci cand sunt confruntati cu realitatea si li se demonstreaza ca actiunile lor nu indica faptul ca isi doresc cu adevarat sa reuseasca, incep sa se deziluzioneze.

Incep sa-si piarda increderea si sa creada ca ceva este in neregula cu ei. Desigur, isi fac prea multe griji. Acesti oameni nu au nevoie decat de un singur lucru : de intensificarea vointei.

II. A cere ajutorul in indeplinirea scopului afacerii

Cel mai valoros bun aflat in posesia dvs,,ca proprietar al unei afaceri, este energia mentala de care dispuneti.

Asadar, spre ce aveti de gand sa o directionati? Cumva spre intelegerea cumparatorului si imbunatatirea acelui segment de afacere aducator de profit?

De fapt, scopul oricarui tip de afacere este obtinerea de profit.

Daca obiectivul afacerii este obtinerea profitului, atunci contabilitatea va ajuta sa cunoasteti “cat de bine stati” in afacere.

Nu uitati: Sunt doua aspecte importante intr-o afacere: a face activitatile care va plac si cele care trebuiesc facute.

Contabilitatea presupune cel de-al doilea aspect.

Sunt si intreprinzatori care, depun toate eforturile pentru a se descurca pe cont propriu, subminandu-si afacerile.

Afacerea trebuie sa fie ceva care sa nu aiba nici o legatura cu dvs,ci trebuie sa fie ceva de care sa va puteti detasa si la care sa puteti lucra din exterior, nu din interior.

Trebuie sa va concentrati mai mult pe procesul creativ si sa aveti alaturi un indrumator, contabil, consilier, de incredere, care sa analizeze afacerea si sa-si puna inteligenta la contributie pentru a o face sa progreseze.

Prin intermediul ajutorului primit (fie prin evidenta contabila propriu zisa, fie prin sedinte de consultanta financiara, seminarii de contabilitate, etc) din partea acestor persoane, afacerea dvs. se transforma intr-o adevarata opera de arta.

Asa se intampla in toate tipurile de consiliere, indiferent de domeniu. Poti avea o problema anume, iar pentru a scapa de ea va adresati unui contabil, unui consilier.

Acest lucru va permite sa va detasati de problema si sa lucrati asupra ei din afara. Cealalta persoana va ajuta sa izolati problema, sa o identificati, sa o depasiti si sa o rezolvati.

In acest fel, dispuneti de o detasare creativa si de mecanisme pe care nu le-ati fi putut avea cand va era imposibil sa va separati de propriile probleme.

Solicitarea ajutorului este un semn de putere.

Idea principala care se desprinde de aici este aceea de a solicita ajutor si de a nu lasa succesul afacerii pe seama hazardului.

Gasiti acel consilier, contabil, indrumator care sa se angajeze alaturi de dvs. la dezvoltarea afacerii. Rolul lor este tocmai acela ca ei isi asuma angajamentul de a va conduce spre succes.

El detine obiectivitatea si mai ales experienta obtinuta in consilierea altor afaceri de succes si va veti da seama ca aceasta este cheia succesului.

A cere ajutorul inseamna determinare in obtinerea succesului.

III. Cunostinte de baza din contabilitate pentru intreprinzatori

Contabilitatea este un proces general de urmarire a veniturilor si cheltuielilor si de utilizare a datelor contabile pentru examinarea starii financiare a afacerii dvs.

Principalul document contabil care reflecta totalitatea datelor si articolelor contabile este Registrul Jurnal.

De fapt, in acest registru sunt reflectate toate tranzactiile afacerii transpuse in articole contabile.

Mai apoi, informatiile contabile servesc la intocmirea situatiilor financiare cum ar fi bilantul contabil si contul de rezultate.

Situatiile financiar-contabile, pot fi in functie de perioada, lunare, trimestriale sau anuale.

Un an din viata financiara a companiei se numeste an fiscal.

Contabilitatea presupune patru categorii principale si anume:

-ACTIVE

-PASIVE

-VENITURI

-CHELTUIELI

Fiecare categorie cuprinde subcategorii iar operatiunile economice sunt urmarite in detaliu in conturi specifice.

De exemplu, vanzarile si platile zilnice sunt inregistrate in conturi de creante-clienti respectiv datorii-furnizori.

Situatiile financiare, cum ar fi contul de profit si pierdere, sunt foarte importante deoarece sunt o imagine a sanatatii financiare a afacerii.

De exemplu, contul de venituri si cheltuieli va arata care este situatia cheltuielilor respectiv vanzarilor intr-o luna, iar prin diferenta, va rezulta profit sau pierdere.

Contul de creante-clienti arata daca facturile emise sunt platite la timp de clienti iar cel de datorii-furnizori facturile de plata (de platit) catre furnizori.

Cei nefamiliarizati cu notiunile contabile de regula, sunt putin derutati afland ca prin venituri/cheltuieli nu intelegem neaparat incasari/plati, nu intelegem neaparat vanzari si cumparari.

Pentru a intelege ce sunt veniturile avem nevoie, sa cunoastem si o serie de alte notiuni: active, datorii, capitaluri proprii, contributiile actionarilor/asociatiilor.

Opusul veniturilor, sunt cheltuielile. Dar si intelegerea definitiilor acestora necesita notiuni din ce in ce mai contabile, din ce in ce mai indepartate de intelegerea unei persoane obisnuite.

Totusi, este foarte usor pentru oricine sa inteleaga ce inseamna incasarile si platile-pentru aceasta nu este nevoie de cunostinte de contabilitate sau de finante.

Intrarile si iesirile de bani ale unei entitati nu reprezinta neaparat cea mai buna masurare a performantelor acesteia, dar prezentarea lor explicita ofera o buna baza de apreciere a situatiei firmei pe o perioada data.

De aceea, este deosebit de important pentru un intreprinzator sa ceara contabilului sau o situatie a incasarilor si platilor, numita situatia fluxurilor de trezorerie.

In acest document apar platile efectuate, pe destinatii, precum si incasarile, pe proveniente.

Daca de exemplu, marfurile nu se platesc imediat si daca vanzarile se fac in rate, daca intreprinzatorul mai cumpara si un mijloc de transport, investeste intr-un sediu si cumpara un teren asteptand ca acestuia sa ii creasca pretul, s.a.m.d., atunci la intrebarea cat castiga intr-o perioada data, nu este satisfacator utilizarea situatiilor fluxurilor de trezorerie.

Pentru a da un raspuns bun la aceasta intrebare e insa nevoie de mai mult pentru masurarea performantelor afacerii.

Putem sa facem comparatie intre averea neta de la sfarsitul perioadei T1(bani, bunuri, creante, etc) si cea de la inceputul perioadei T0.

Din averea respectiva trebuie scazute, bineinteles, datoriile de orice fel, obtinandu-se averea neta.

Prin comparatie, daca averea neta de la momentul T1 este mai mare decat averea neta de la momentul T0 se poate spune ca intreprinzatorul a inregistrat profit. Invers, s-a inregistrat pierdere.

In afara reperelor simpliste oferite mai sus, intreprinzatorii pot solicita contabililor o lista lunga de informatii cu privire la:

-structura averii firmei;

-costurile de productie sau de achizitie ale diverselor bunuri si servicii;

-impozitele si taxele platite/de platit;

-ponderea diferitelor cheltuieli/venituri in cifra de afaceri;

-disponibilitatile in lei sau in devize, la banca sau in casierie;

-datoriile si creantele pe scadente, pe creditori/debitori, pe monede;

-viteza de rotatie a stocurilor sau a altor elemente de avere;

-gradul de uzura morala al echipamentelor folosite;

-deprecierile, riscurile si neconcordantele constatate la inventariere;

-estimari cu privire la incasarile, platile, veniturile, cheltuielile, investitiile ulterioare;

-rentabilitatea diverselor activitati derulate de entitate;

-remunerarea angajatiilor, costul cu salariile si asimilate salariilor;

-costul indatorarii creditelor la banca;

Si lista ar putea continua.

Unul din documentele cele mai bogate in informatii contabile este balanta de verificar.

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domicilul fiscal sau la sediile secndare, dupa caz.

Termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. In caz de incetare a activitatii, documentele se predau la arhivele statului.

Documentele justificative familiare tuturor sunt: factura, chitanta, extras de cont, bon fiscal, stat de salarii, etc.

De exemplu, factura:

-este un document ce pune in legatura doua parti vanzatorul (furnizorul) si cumparatorul (clientul). Interpretarea facturii se face diferit in functie de pozitia in care ne aflam, de client sau de furnizor.

La vanzator, factura justifica o vanzare, in timp ce la cumparator se identifica o cumparare.

La cumparator, pentru receptionarea marfurilor, nu este indeajuns doar factura ci si nota de receptie si constatare de diferente, proces verbal de receptie sau alt document de receptie.

Chitanta si bonul fiscal justifica incasarea/ plata si nu vanzarea/achizitia.

Pentru recunoasterea integrala a cumpararii, este nevoie de factura.

Atunci cand se efectueaza operatiuni de incasari si plati in numerar, firma are obligatia sa centralizeze zilnic toate operatiunile de acest gen intr-un registru de casa.

Folosirea pe scara larga a viramentelor prin instrumente de plata fara numerar impune ca document extrasul de cont.

Statele de salarii reprezinta rezultatul centralizarii evidentelor privind munca prestata de salariati in cursul perioadei precum si sursa din care reies obligatiile fiscale si sociale specifice calculate atat pentru angajator, cat si pentru angajat.

In consecinta, contabilitatea se ocupa de ceea ce poate fi evaluat si exprimat in bani.

Toate elementele, evenimentele, tranzactiile sunt exprimate in bani.

Contabilitatea are reguli stricte, astfel incat informatiile retinute sa fie cat mai credibile si relevante, cat mai aproape de “realitatea” firmei.

Reflectarile contabile se fac din doua puncte de vedere:

-existente concrete-pe de o parte

- proveniente-pe de alta parte.

Ceea ce este specific contabilitatii, in raport cu alte discipline este dubla reprezentare.

Entitatea este reflectata din punct de vedere contabil, in acelasi timp, din doua puncte de vedere:

-ca existente concrete : bunuri, bani, creante, etc

-ca proveniente: sursa averii firmei, sursa finantarii ei pentru dobandirea/ detinerea bunurilor sale

Pentru a desemna aspectul de existente concrete se folosesc termenii: ACTIV, MIJLOACE, AVERE

Pentru a desemna aspectul de proveniente se folosesc termenii:

PASIV, RESURSE, CAPITAL

Egalitatea de baza in contabilitate este :

ACTIV=PASIV

sau

MIJLOACE=RESURSE

sau

AVERE= CAPITAL

Aceasta egalitate reprezinta un instrument formidabil de verificare in contabilitate.

Exemplu:

-daca luam un credit de la banca, atunci avem banii ( un activ) dar avem si o datorie ( o resursa), cele doua fiind la momentul initial egale.

Entitatea este reconstituita, avand mereu in vedere caracterul concret si aspectul de provenienta.

Putem spune ca ACTIVUL reprezinta entitatea ca existenta concreta, in timp ce PASIVUL este reprezentarea provenientei activului entitatii.

O componenta principala a Pasivului sunt-Datoriile.

Activul/Datoria rezulta dintr-un eveniment trecut.

IV. BUGETUL

Ati pornit vreodata la drum cu masina fara sa aveti benzina in rezervor, sau fara sa stiti directia corecta ?

Desigur ca nu.

In termeni contabili, a derula o afacere fara sa aveti un buget prevazut este ca si cum ati pleca la drum fara sa aveti toate cele necesare drumului.

Cum veti putea daca sunteti pe drumul cel bun in indeplinirea obiectivelor de vanzari pe anul in curs?

De unde veti sti daca aveti suficienti bani de cheltuit?

Va puteti permite plata salariilor?

Bugetul va va spune tot ceea ce vreti sa stiti.

Fara un buget, nu poti vedea in mod clar incotro se indreapta afacerea.

Un buget este vazut ca un plan restrictiv care va forteaza sa va abtineti de la ce va doriti. Vestea buna este ca bugetul poate fi mult diferit de aceasta viziune.

Te ajuta sa-ti regandesti afacerea. In loc de “buget”, se poate folosi cuvantul “plan”.

Un plan bun, este un ghid, nu o capcana.

Un plan rezonabil, inteligent, este un instrument care iti permite sa-ti distribui resursele in scopul unor mari beneficii.

Aceasta nu trebuie sa fie prea complicat.

Aceste trebuie sa reflecte cat de mult va trebui sa cheltuiti si unde doriti sa cheltuiti.

Un plan de afaceri care va permite sa va investiti banii acolo unde pot fi cei mai bine folositi.

Bugetul dvs. va avea doua rubrici:

-venituri estimate

-cheltuieli estimate

La venituri estimate –veti trece veniturile pe care va asteptati sa le realizati anul urmator, trecand in revista toate sursele de venituri.

In estimare se poate pleca de la veniturile reale obtinute anul precedent , extrapolandu-le.

Bugetul trebuie sa fie realist.

De asemenea, trebuie luate in considerare toate tipurile de cheltuieli: reclama, auto, asigurari, chirii, taxe si impozite, utilitati, telecomunicatii, stocuri, echipamente, salarii, etc.

Odata ce veniturile si cheltuielile estimate au fost puse pe hartie, veti sti exact de cat veti avea nevoie sa realizati in fiecare luna, pentru a pastra lucrurile pe linia de plutire si cat va trebui sa lasati deoparte.

Avand un buget, va veti asigura ca toate cheltuielile nu vor depasi veniturile, iar finantele dvs.se duc acolo unde credeti ca vor putea fi cel mai bine valorificati, in directia dorita.

EXP.CTB.Gabriela Stochian

Copyright © 1993 - 2017 ProfConta.ro. Toate drepturile rezervate.
Wednesday the 19th. .